DEFINICIÓN:
El conjunto de fases o
etapas sucesivas a través de los cuales se efectúa la administración, mismas
que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Clasificándose en la fase
mecánica (planeación y la organización) y la fase dinámica (dirección y el
control).
Henry Fayol:
Plantea el poder lograr
el proceso de administrar a través de pasos que específicamente son Planificar,
Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar.
Esta concepción está enmarcada como un
sistema. Por la metodología de la caja negra el sistema tenía una suerte de
ingresos, de procesos y de salidas.
Los ingresos es la
información, ya que para poder administrar tengo que tener información y para
poder generar cada una de esas etapas lo primero que defino es el “que”; el que
de la organización, que va a hacer, esta definición me marca los objetivos
organizacionales.
Una vez que defino el
qué, se define el “cuándo”, el “cuanto” y el “con qué” y seguimos dentro de un
proceso de planificar. Es decir “cuándo vamos a operar los recursos, vamos a
analizarlos para lograr el objetivo organizacional. “Cuánto necesito para la
organización (recursos humanos, materiales, bienes) para que esto funcione. Y
también el “con que” que puede darse a través de una fuente de ingreso como el
dinero que me permite cuantificar esos recursos y me permite definición de lo
fines a convertirlos en, metas.
Cuando hablamos de
estructura, ¿cuáles serían los ingresos?; a nosotros nos ingresa información,
esta nos va a servir o permitir decir “quienes” van a ser las personas con las
que vamos a contar en la organización, “donde” vamos a ubicar a cada uno de
esos quienes y “como” van a operar c/u de esas personas para lograr el objetivo
organizacional.(todo esto define el proceso de organizar). El resultado del proceso
de organizar es la Estructura organizacional.
Luego tenemos un proceso
de adopción de decisiones, este también tiene que ver con el proceso de
planeamiento y organización. (Estamos dentro del subsistema decisorio).
Podemos encontrar el
subsistema político, el subsistema decisorio y el de planeamiento.
El político: define los
objetivos y los cuantifica, cuando hace esto último, define las metas.
El decisorio: define
quien y como se van a tomar las decisiones o que alternativas se van a tomar
para lograr esa mezcla de recursos y de personas.
El de planeamiento: va
desde lo más global hasta lo más detallado (actividades), para definir c/u de
las actividades que hay que seguir o desarrollar en la organización. Y esto se
hace para lograr esa intención organizacional de todos.
Luego tenemos el subsistema de estructura; que
es el proceso de organizar, define “quien” y “como” se van a desarrollar las
actividades que se definieron en el proceso de planificar.
Después tenemos la
“dirección”; para dirigir se coordina y la coordinación es la sincronización,
harmonización de los esfuerzos, cuando hablamos del proceso de dirección, se
dirige a través de él “mando” y se tiene mando cuando se tiene autoridad, y se
tiene autoridad cuando se tiene la posibilidad de dar órdenes y el poder de
hacer respetar dichas órdenes.. Pero también esto de dirigir tiene que ver con
la capacidad de capacitación, no todos los miembros de la organización tienen
las mismas capacidades y como tal el más apto o capaz para dirigir la empresa,
por lo tanto la dirección tiene mucho que ver con la capacidad.
Hay distinto tipos de
capacidades: basada en la experiencia, en la autoridad, en el poder, en el
conocimiento, en los datos adquiridos o en los dones personales.
También tiene que ver el
asesoramiento y este es aquel que atiende o apoya a aquel que no tiene el
conocimiento basado sobre algo en particular, y le van entregando información,
dictámenes o datos para que esta persona pueda utilizarlos y generar un
adecuado proceso de dirección.
Por último esta la
supervisión, tiene que ver más con el control, con el proceso posterior a la
entrega de una orden. Por Ej. Cuando doy una orden estoy direccionando y cuando
busco los resultados a dicha orden estoy supervisando.
La diferencia entre la supervisación y el
control es que la primera es mucho más operativa (supervisación), cuando
estamos en niveles intermedios o inferiores de la organización y se habla de
control cuando estamos en un nivel superior.
El control no es otra cosa que ver si
realmente aquello que se había pensado en el planeamiento se ha cumplido o no.
Entonces ¿qué se hace?,
se supervisa, se controla, se evalúa, y la mejor manera de concretar esto es a
través de los resultados y estos son la concreción de lo planeado, es lo que se
obtuvo. Se guían todos los esfuerzos de las personas, se hace el adecuado
manejo de los recursos y se ve si se ha logrado el objetivo organizacional.
Esta ecuación de relación
entre lo que se pretendió y lo que se obtuvo es un proceso de control.
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